东海岸校区C栋行政楼公共会议室是校区专门用于召开会议和接待客人的场所。为充分发挥公共会议室的功能，使会议室的管理和使用更加规范化、合理化，特制定本细则。

1.行政楼公共会议室由东海岸校区管理委员会负责管理与使用调度。如未经东海岸校区管理委员会允许，任何单位或个人不得擅自使用会议室，不得擅自挪用会议室内的设施设备。

2.会议室实行提前预约制度。各单位如需使用会议室，须提前至少1个工作日在学校预约系统上申请。东海岸校区管理委员会按“先申请、先使用”的原则进行安排。经审批同意后，请使用单位提前半个工作日到东海岸校区管理委员会综合办公室领取钥匙并做登记（地址：C栋行政楼905，电话：86500182）。

3.会议室优先用于校级会议。如使用时间与校级会议的使用时间冲突，使用单位需另再预约其他会议室或其他使用时间段。

4.根据会议室的使用安排，使用单位自行提前做好会议室布置与设备调试，自备笔记本电脑、纸、笔、茶水等物品，原则上应在预约时间内使用会议室。

5.使用单位需爱护会议室内的设施设备，保持会议室清洁卫生，禁止吸烟。会议结束后，应将会议室回复原状，带走本单位的物资物品，并将使用后废弃的水瓶、纸巾等带走处理。

6.使用单位负责会议现场安全的主体责任，会后要关闭好会议室内各种电器设备的电源，关好窗、灯、空调，锁好门，并于会后半个工作日内将会议室钥匙交还至东海岸校区管理委员会综合办公室。

7.使用单位如发现会议室内设施设备故障或损坏，请及时报告东海岸校区管理委员会综合办公室，以便安排及时维修。

东海岸校区管理委员会  

2023年10月13日